Koučingo Stiliaus Susitikimas. Veiksmingos Verslo Komunikacijos Paslaptys

2024 Autorius: Harry Day | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 15:49

Kartą, kaip pradedantis gamybos personalo skyriaus vadovas, aš nekantriai laukiau pirmojo gamyklos vadovybės susitikimo. Įsivaizdavau, kaip produktyviai dirbs vadovų komanda komandos labui.

Mano pavaldinys, personalo skyriaus inspektorius, čia dirbęs beveik 50 metų, nepateisino mano šviesių lūkesčių. „Nenustebkite, kad dėl visų gamyklos problemų bus kaltinamas personalo skyrius. Nenusiminkite dėl šios padėties, lyderiai turi nuleisti garą ir surasti kaltus. O susitikimo formatas bus labiau panašus į turgų, o ne į organizuotą kolegų susitikimą, kuriam reikia priimti bendrą sprendimą “.

Iš tiesų, susitikimas mane pribloškė konstruktyvumo stoka. Visi jie kalbėjo praktiškai vienu metu, vienas kito negirdėdami ir neprisimindami darbotvarkės. Dėl to „degančios“problemos liko neišspręstos, o visas laikas buvo skirtas smulkių detalių aptarimui. Nuo to laiko praėjo 10 metų, tačiau, pasak įvairių įmonių vadovų, panašūs susitikimai vis dar vyksta.

Ką galiu rekomenduoti kaip treneris, kad susitikimai būtų konstruktyvūs ir veiksmingi? Apsvarstykite užklausą ir ieškokite geriausios praktikos jai įgyvendinti. Pirma, išanalizuokite, ar jums tikrai reikia surengti susitikimą, ar galite tai padaryti kitu vidinio bendravimo formatu?

Kada surengti susirinkimą?

1. Būtina komandiškai aptarti problemą ar užduotį

2. Būtina dalintis svarbia informacija su komanda ir išklausyti jos narių nuomonę šiuo klausimu.

3. Norite surinkti kuo daugiau idėjų ir požiūrių svarbiu klausimu

4. Yra problema, kuri turi įtakos daugumos jūsų pavaldinių tikslams.

5. Ar žinote, kad komanda norėtų susiburti ir kartu išspręsti kokią nors problemą, tuo pačiu paskirstydama atsakomybę už jos įgyvendinimą?

Kada neturėtumėte rengti susitikimo?

1. Tikslinga naudoti kitas komunikacijos priemones, nesumažinant našumo

2. Užduotis yra skubi / svarbi, o uždelsimas ją išspręsti gali būti per brangus

3. Klausimas yra pernelyg asmeniškas, kad jį būtų galima kelti viešai diskusijai

4. Nepakanka laiko pasiruošti ir pravesti susitikimą

5. Nori pasinaudoti susitikimu kaip priemone nubausti ką nors iš pavaldinių

Visus dešimt punktų galima apibendrinti vienu sakiniu. Surenkite susitikimą, kai reikia komandinio darbo, ir nerengkite susitikimo, jei to nėra.

10 patarimų efektyviems susitikimams

Tikslas. Patys nuspręskite, kokiu tikslu jums reikia organizuoti susitikimą? Kokius rezultatus ir kokia forma norite gauti susitikimo pabaigoje? Ar reikia priimti sprendimus? Kokie sunkumai gali kilti ir kaip juos neutralizuoti? Kiek susitikimo dalyvių tikslai sutampa / skiriasi? Ar įmanomi tikslo konfliktai? Kuo atidžiau bus parengtas pirmasis etapas, tuo mažiau pasipriešinimo atsiras susitikimo metu

Dalyviai. Susitikimo dalyvių sudėtis formuojama atsižvelgiant į jo tikslus. Pakvieskite tuos žmones, kurie gali tikrai prisidėti prie susitikimo klausimų aptarimo. Išbandykite savo darbo grupės įdarbinimo motyvaciją, ar paversite susitikimus vieno aktoriaus (savęs) teatru? Ar tikrai ši sudėtis bus produktyvi? Verta nuolat keisti dalyvių sudėtį, kiekvieną susitikimą formuojant individualiai. Tai padės vadovui išvengti įprastos ir teigiamai paveikti grupės dinamiką

Formatas. Pasirinkite geriausią susitikimo formatą, atsižvelgdami į savo užduotis. Jei reikia, pvz.

1) informuoti komandą apie naujoves

Vykdykite „susitikimą - informacinį pranešimą“. Tokio susitikimo užduotis - kuo daugiau informuoti dalyvius apie būsimus pokyčius, tikslas - sumažinti pasipriešinimą. Gera priemonė padėti lyderiui būtų SSGG analizė.

2) nustatyti užduotis ir paskirti pareigas

„Susitikimas-tvarka“. Labai struktūrizuotas ir aiškus formatas, situacijos kontrolė, tikslas yra savarankiškai paskirstyti dalyvių atsakomybę. Tai sumažins kryptingumo lygį, kuris gali trukdyti kokybiškai atlikti užduotis.

3) priimti bendrą sprendimą

Organizuokite „susitikimą-derybas“, kurio metu išklausysite visų dalyvių nuomonę. Abipusiai naudingos susitikimų strategijos, lyderio vaidmuo yra moderatorius. Šio formato įrankiai yra protų šturmas, kelių pozicijų tyrimas, apklausa kortelėmis, problemų analizės schema ir kt.

Problemų analizės schema, T. Edmülleris

4) sujungti, kad išspręstumėte problemą

Tarpininkavimo susitikimas yra optimalus tokio susitikimo formatas. Labai svarbu rasti moderatorių, kuriam patiktų komandos autoritetas. Ne visada lyderis gali būti geriausias pasirinkimas. Daug efektyviau pakviesti išorės specialistą (tarpininką, trenerį, konsultantą)

5) rinkti idėjas

„Susitikimas - protų mūšis“šiuo atveju bus 100% geriausias sprendimas. Pagrindinis šio formato dalykas yra laikytis taisyklių ir protų šturmo algoritmo. Taip pat palaikykite atvirumo ir lengvumo atmosferą, prisimindami, kad kritika žudo tokių susitikimų efektyvumą

6) tobulinti kompetenciją

„Susitikimas-mokymasis“. Šis formatas leidžia lyderiui veikti kaip treneriui ar treneriui. Pasidalykite naudinga informacija su pavaldiniais, aptarkite ją ir suplanuokite, kaip ją pritaikysite kasdieniame gyvenime. Geras vadovų atradimas bus 30 minučių trukmės susitikimai kelis kartus per savaitę / mėnesį, kuriuos jie organizuoja specialiai pavaldinių ugdymui. Viena kompetencija - viena tobulinimo technika - veiksmų planas yra grubus tokių susitikimų algoritmas

Vieta. Kur susitiksite su savo komanda, lemia susitikimo tikslas ir formatas. Mokymo formai ir „tarpininkavimo susitikimams“gali prireikti įvairaus dydžio ir įrangos patalpų. Pagalvokite apie tai iš anksto. Taip pat būtina, kad dalyviai matytų vienas kitą ir galėtų užmegzti akių kontaktą su susitikimo vadovu

Planuoti. Jūsų susitikimo planas turėtų būti rašytinis. Tiesą sakant, tai yra darbotvarkė, apimanti šiuos dalykus

- data, laikas, vieta

- susitikimo tikslas

- svarstytini klausimai

- norimą susitikimo rezultatą ir jo formą

- formatas

- iniciatorius ir posėdžio vedėjas

- dalyvių, įskaitant pakviestus iš išorės, sąrašas

Nusiųskite susitikimo planą susitikimo dalyviams, jie galbūt norės pridėti savo klausimų. Norėdami sutaupyti laiko, galite išspręsti kelis klausimus per vieną susitikimą

Taisyklės. Pagrindines susirinkimų vedimo taisykles nustato komanda ir jos gali skirtis. Tačiau yra nuolatinių taisyklių, tokių kaip terminų laikymasis, susitarimai dėl sprendimų priėmėjų, įmonės politikos nustatyti apribojimai, susitarimai dėl konfliktų valdymo ir kt

Protokolas. Tai yra tam tikra susitikimo santrauka, kurioje aprašomi visi pagrindiniai dalykai. Jį rengia posėdžio sekretorius, remdamasis posėdžio metu padarytomis pastabomis. Protokolą pasirašo vadovas, posėdžio sekretorius, taip pat pagrindiniai dalyviai (nurodyti veiksmų plane). Protokolo kopija išsiunčiama visiems susirinkimo dalyviam

Laikas. Laiko valdymas yra vienas iš pagrindinių susitikimų efektyvumo aspektų. Visada pradėkite susitikimą nustatytu laiku, nes vėliau negalėsite pasiekti punktualumo. Nustatykite visų plano taškų laikotarpius ir stebėkite jų įgyvendinimą. Laikykitės 60x20x20 taisyklės:

60% savo laiko skirkite skubiems / svarbiems klausimams.

Palikite 20% laiko nenumatytoms temoms ir staiga kylantiems skubiems klausimams

20% laiko skirkite vadinamiesiems. socialiniai poreikiai - pertraukos, pietūs, pokalbiai ir kt.

Pabaiga. Norėdami gerai užbaigti susitikimą, įvertinkite komandinį darbą. Atkreipkite dėmesį į tai, ką komanda pasiekė, pereikite prie parengto plano punktų, įsitikinkite, kad visi susirinkusieji supranta ir palaiko tai, kas buvo suplanuota. Susitikimo pabaigoje sugeneruokite suvestinį pranešimą, kuris bus išsiųstas visiems susirinkimo dalyviams, įskaitant tuos, kurie nedalyvauja. Į jį įrašykite dalyvių sąrašą, pagrindinius diskusijos klausimus, priimtus sprendimus, veiksmų planą ir atsakingus už kiekvieną jo punktą, terminus, kontrolės punktus, kito susitikimo dat

Kontrolė. Situacijos, kai viskas baigiasi susitikimu, nėra neįprastos. Norint imtis veiksmų, reikia noro ir motyvacijos, taip pat sprendimų įgyvendinimo kontrolės. Tiesiogiai susitikime nustatykite kontrolės taškus ir už tai atsakingus asmeni

Sunkumai rengiant susirinkimus

1. Konflikta

Susitikimų metu dažnai kyla konfliktinių situacijų. Kartais jie užsidega tiek, kad susitikimas virsta abipusių kaltinimų ir asmeninių išpuolių srautu. Ką tokiu atveju turėtų daryti vadovas?

- Atidėkite ginčytino klausimo aptarimą ir išspręskite jį vėliau, per šį susitikimą. Iki to laiko aistros nurims ir dalyviai galės konstruktyviai reikštis.

- Versti problemos sprendimą individualiu formatu ir susitikti su konfliktuojančiomis šalimis ne visuotinio susirinkimo metu

- Ištaisykite klausimą ir pakvieskite jį apsvarstyti kitame posėdyje

- Siūlykite kompromisą

2. Bendravimo kliūty

Patarimai, grasinimai, kritika, priekaištai, „diagnozės“ir ženklinimas, rekomendacijos, įsakymai, klišės ir įprastos formuluotės gali trukdyti susitikimui. Bendravimo kliūtys sukelia pasipriešinimą ir antipatiją. Vadovui svarbu pastebėti tokius dalykus ir atkreipti į juos darbo grupės narių dėmesį. Norėdami pašalinti bendravimo kliūtis, sukurkite papildomą darbo taisyklę šiuo klausimu. Taip pat sistemingai tobulinti komandos bendravimo kompetenciją

3. Klaido

Trūkumus ir klaidas vedant susirinkimus galima pastebėti bet kurioje įmonėje. Būdingiausi yra šie:

- užsibrėžtų tikslų nesilaikymas

- taisyklių nesilaikymas

- informacijos trūkumas susitikimo dalyviams

- darbuotojų laikymas produktyviausiu metu

- spaudimas iš galvos arba atvirkščiai, pasyvumas ir susijaudinimas

- neveikimas po susitikimo

Jūsų susitikimai gali tapti vertingu valdymo šaltiniu arba juodąja skyle, kurioje laikas ištirpsta be pėdsakų. Tavo pasirinkimas.